PROVIMENTO Nº 77/2013
Redefine o “Gerenciamento Matricial de Despesas” no âmbito do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul.
O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA EM EXERCÍCIO, IVORY COELHO NETO, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO que a Constituição Federal consagra como princípio norteador da Administração Pública a publicidade, a eficiência e a sustentabilidade, dentre outros;
CONSIDERANDO a necessidade de atingir os objetivos estratégicos de “Assegurar os recursos necessários e qualificar sua gestão”, “Melhorar a estrutura orgânica e a gestão administrativa” e “Produzir e disponibilizar informações para a tomada de decisões”;
CONSIDERANDO a necessidade de descentralizar a gestão administrativa, promovendo a integração entre a Administração e os diversos órgãos da Instituição;
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar as funções e os procedimentos atinentes ao modelo do Gerenciamento Matricial de Despesas,
RESOLVE editar o seguinte Provimento:
Art. 1º É instituído o modelo do Gerenciamento Matricial de Despesas - GMD, com o objetivo de identificar os gastos por unidade, racionalizar a despesa, reconhecer as melhores práticas administrativas e descentralizar a gestão.
Parágrafo único. A Subprocuradoria-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos, por meio da Direção-Geral, é a responsável pelo GMD.
Art. 2º Constitui objeto do GMD:
I - conhecer os fatos geradores de despesas e suas peculiaridades por unidade da Instituição;
II - identificar e difundir as melhores práticas administrativas para gestão responsável e sustentável dos recursos, na sua utilização ou no planejamento das compras;
III - instituir metas e elaborar planos de ação para racionalização de despesas;
IV - utilizar indicadores de desempenho visando identificar oportunidades de racionalização de gastos, bem como as melhores práticas administrativas;
V - implementar sistemática de acompanhamento de despesas para identificar as diferenças positivas ou negativas quanto às metas estabelecidas visando adotar medidas corretivas e padronizar as boas práticas;
VI - premiar as melhores práticas de gestão e racionalização de despesas;
VII - propor critérios para priorização de investimentos nas unidades, baseado no alcance das metas estabelecidas e/ou na manutenção dos parâmetros de despesas utilizados.
Art. 3º Para atender às finalidades previstas neste provimento, ficam instituídas as seguintes funções:
I - Facilitador: servidor designado para acompanhar localmente a execução de despesas;
II - Gestor de Despesa: membro ou servidor designado para exercer funções de Direção ou Chefia da sua unidade;
III - Gestor Técnico da Rubrica: servidor responsável por centralizar o gerenciamento de uma rubrica com natureza de despesa específica.
§ 1º São atribuições do Facilitador:
a) auxiliar o Gestor de Despesa e o Gestor Técnico da Rubrica no cumprimento de suas funções;
b) operar as ferramentas ou sistemas disponibilizados para dar suporte ao GMD;
c) acompanhar periodicamente as despesas da sua unidade e identificar possíveis desvios em seu comportamento;
d) propor ações corretivas ao Gestor de Despesa e Gestor Técnico da Rubrica, visando racionalização dos gastos e correção de desvios no comportamento da despesa.
§ 2º São funções do Gestor de Despesa:
a) acompanhar periodicamente as despesas da sua unidade e identificar possíveis desvios em seu comportamento;
b) promover a adoção das melhores práticas de trabalho, visando racionalização dos recursos à disposição da sua unidade;
c) negociar metas de racionalização de gastos.
§ 3º São funções do Gestor Técnico da Rubrica:
a) definir grupo de comparação e indicadores que melhor reflitam o comportamento da rubrica que gerenciam;
b) propor à Administração metas de racionalização de gastos a serem negociadas com os Gestores de Despesa;
c) acompanhar periodicamente as despesas da Instituição e identificar possíveis desvios em seu comportamento;
d) propor a adoção das melhores práticas de trabalho, visando racionalização dos recursos à disposição da Instituição;
e) prestar suporte ao Gestor de Despesa e ao Facilitador, inclusive na operação das ferramentas ou sistemas disponibilizados pela Instituição;
f) manter registros das despesas realizadas nas rubricas sob sua responsabilidade, visando gerir o conhecimento dos fatos que pressionam os gastos da Instituição e suas variações.
Art. 4º Mensalmente serão realizadas reuniões visando analisar as despesas objeto do GMD e os indicadores de desempenho das unidades, a fim de identificar oportunidades de racionalização de gastos e outras correções que promovam a plena eficácia do modelo.
Art. 5º A instrumentalização das reuniões de que trata o art. 4º se dará da seguinte forma:
§ 1º Os Gestores Técnicos de Rubrica, preferencialmente na segunda semana do mês, disponibilizarão dados da despesa das unidades nas ferramentas e sistemas corporativos.
§ 2º A Direção-Geral enviará email aos Facilitadores, preferencialmente na terceira semana do mês, comunicando a disponibilização para consulta sobre os dados previstos no parágrafo anterior, solicitando a análise e registro de eventuais medidas necessárias à adequação aos parâmetros estabelecidos.
§ 3º Para cumprir o determinado no parágrafo anterior, os Gestores de Despesas e os Facilitadores realizarão reuniões com os demais integrantes da sua unidade para análise dos resultados e proposição de contramedidas, caso os parâmetros não tenham sido atingidos.
§ 4º A Direção-Geral, preferencialmente na quarta semana do mês, reunirá os Gestores Técnicos de Rubrica para analisar o comportamento da despesa frente aos parâmetros estabelecidos e informações registradas nos sistemas corporativos pelos Facilitadores, promovendo ações para atingir continuamente maior eficiência e eficácia administrativa.
§ 5º Os resultados mensais do GMD serão encaminhados por meio de relatório ao Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos.
Art. 6º A premiação de que trata o inciso VI do art. 2º se dará por meio do Provimento n.º 52/2013, que instituiu o Banco de Boas Práticas do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul.
Art. 7º Revoga-se o Provimento n.º 19/2013.
Art. 8º Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação.
PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 23 de setembro de 2013.
IVORY COELHO NETO,
Procurador-Geral de Justiça em exercício.
Registre-se e publique-se.
Isabel Guarise Barrios Bidigaray,
Promotora de Justiça,
Chefe de Gabinete,
Secretária-Geral.
DEMP: 24/09/2013.
