Provimento 39/2005

Altera, em parte, o Provimento nº 31/2004 e dá outras providências.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e considerando a necessidade de disciplinar os princípios estabelecidos no Provimento nº 31/2004, orientando os procedimentos cotidianos de gestão das informações contidas em documentos classificados com grau de sigilo,

RESOLVE editar o seguinte Provimento:

Art. 1º O § 2º do art. 3º do Provimento nº 31/2004 passa a ter a seguinte redação:

“Art. 3º ...

(...)

§2º A classificação nos três graus – secreto, confidencial e reservado – ficará restrita apenas ao Procurador-Geral de Justiça, ao Corregedor-Geral do Ministério Público, ao Subcorregedor-Geral do Ministério Público e aos Subprocuradores-Gerais de Justiça.”

Art. 2º O art. 4º do Provimento nº 31/2004 passa a ter a seguinte redação:

“Art. 4º No trato de informações classificadas como sigilosas, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I – Quanto à classificação - O classificador, ao analisar a hipótese de impor, ou não, o sigilo a alguma informação deverá atentar para os princípios da razoabilidade e da necessidade, uma vez que a política de gestão da informação é orientada para sua publicidade.

II – Quanto à marcação - A marcação ou indicação do grau de sigilo em documentos registrados em papel deverá ser feita, em fase de produção, em todas as páginas do documento e na capa, se houver, através de carimbo contendo o grau de sigilo e o tempo de vigência do sigilo.

§ 1º Os modelos de carimbo encontram-se no Anexo II.

§ 2º A indicação será centralizada, preferencialmente no alto ou no pé de cada página, em cor contrastante com a do documento.

§ 3º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento.

§ 4º Em caso de produção de mais de uma via de documentos sigilosos, deverá haver igualmente a marcação do mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 5º A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

§ 6º Os discos sonoros e ópticos (CD-ROM), fitas e discos magnéticos (disquetes) e demais meios de armazenamento de dados serão marcados com a classificação devida, no invólucro com o carimbo indicando o grau de sigilo.

§ 7º Os negativos ou "slides", microfilmes, os filmes e fotografias sigilosos deverão exibir nas embalagens o grau de sigilo atribuído ao conteúdo.

§ 8º Nos casos de autuação de processo, deverá ser aposto na capa, junto ao número do protocolo, a inscrição do grau de sigilo correspondente ao de seu conteúdo.

III – Quanto ao registro, expedição e tramitação de documentos sigilosos:

§ 1º Quando documentos contendo informações sigilosas forem autuados, seus classificadores deverão fornecer elementos identificadores para registro que não coloque em risco o sigilo e que ao mesmo tempo não prejudique sua posterior localização e acesso.

§ 2º A segurança relacionada com a expedição de documentos sigilosos é da responsabilidade de todos aqueles que os manusearem.

§ 3º Os documentos sigilosos em papel, quando em expedição e tramitação:

a) serão acondicionados em embalagens duplas;
b) a embalagem externa deverá conter apenas o nome, a função do destinatário e seu endereço, sem qualquer anotação que indique o grau de sigilo do conteúdo;
c) na embalagem interna, além das informações referidas na alínea “b” será indicado o grau de sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removida a embalagem externa;
d) as embalagens serão fechadas, lacradas e expedidas mediante recibo em guia de encaminhamento, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento;
e) sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra PESSOAL no envelope (interno) contendo o documento sigiloso.

§ 4º A expedição de informações sigilosas poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado ou sistema de encomendas.

§ 5º Aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos incumbe:

a) verificar indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida e, se for o caso, dar ciência do fato ao remetente;
b) registrar recebimento no meio de controle de tramitação utilizado;
c) não abrir a embalagem interna a não ser que seja o próprio destinatário ou devidamente autorizado por este.

§ 6º Documentos sigilosos recolhidos ao Arquivo Geral, terão os dados indispensáveis para identificação dos mesmos registrados nos instrumentos de pesquisa e demais informações serão utilizadas apenas por necessidade de serviço.

IV – Quanto à reclassificação e a desclassificação:

§ 1º A classificação de dados ou informações sigilosos poderá ser alterada ou cancelada pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da ação ministerial e segurança da sociedade e do Estado.

§ 2º Na reclassificação o novo prazo de vigência será registrado no carimbo indicativo do grau de sigilo (ver Anexo III).

§ 3º A desclassificação de dados ou informações será automática após transcorridos os prazos previstos no artigo 3º, § 5º deste instrumento, salvo no caso de sua prorrogação.

§ 4º A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosas deverá constar da capa, se houver, e da primeira página.

§ 5º Compete à CPAD propor à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o artigo 3º, § 5º do presente instrumento.

V – Quanto ao acesso - O acesso a dados ou informações sigilosas no Ministério Público – RS é admitido:

a) ao agente público, no exercício de cargo ou função, que tenha necessidade motivada de conhecê-los; e
b) ao cidadão ou seu representante legal, devidamente identificado, naquilo que diga respeito à sua pessoa ou ao seu interesse particular.

§ 1º Demais casos deverão ser solicitados mediante preenchimento, de forma clara e objetiva, de Requerimento de Acesso destinado ao Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos, que procederá a análise e deliberação ou designará quem o faça. O Requerimento (Anexo IV) será disponibilizado ao interessado que o protocolará no Órgão ou Setor depositário das informações ou na Unidade de Protocolo e Expedição.

§ 2º Poderão ser fornecidas certidões e cópias xerográficas de documentos nos termos do Provimento 47/2004.

§ 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

§ 4º As entrevistas da atividade de Registro da História Oral, produzidas pelo Memorial do Ministério Público, terão o seu acesso definido pelo entrevistado no Termo de Cessão de Direitos Autorais e Autorização de Incorporação ao Acervo do Memorial, sendo acessadas somente por necessidade de serviço as entrevistas que contenham vedações.

§ 5º Os prontuários médicos que tenham sido classificados como secretos conforme termos do § 6º do Art. 3º deste Provimento, produzidos e arquivados no Serviço Biomédico, poderão ser acessados em situações em que as informações ali constantes sejam relevantes para outras perícias no âmbito do Serviço.

§ 6º Os prontuários médicos são conjuntos documentais de perícia, portanto com função administrativa e como tal têm seu acesso franqueado no seu todo ou em parte no cumprimento da razão pericial, aplicando-se ao seu manuseio todos os regulamentos do presente Provimento.

VI – Quanto à publicação de atos relativos a informações sigilosas - A publicação dos atos relativos a informações sigilosas, se for o caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer o sigilo.

VII – Quanto à reprodução:

§ 1º A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 2º O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de minutas ou qualquer outro recurso, que possa dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte.

§ 3º Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras corporativas, oficinas gráficas ou similares, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento.

VIII – Quanto às áreas e instalações sigilosas - Os documentos sigilosos serão guardados em condições especiais de segurança:

a) nos Órgãos e Setores os documentos sigilosos, em Arquivo Corrente e registrados em meio físico, deverão ser guardados em móvel ou sala chaveada;
b) os Arquivos Intermediários das Promotorias de Justiça do Interior, que contiverem informações classificadas com grau de sigilo, deverão ser mantidos chaveados com a indicação de que é ÁREA DE ACESSO RESTRITO;
c) no Arquivo Geral os documentos sigilosos em meio físico serão tratados conforme as regras da Política de Gestão Documental e serão armazenados em suas dependências, mantidas chaveadas com a indicação de que é ÁREA DE ACESSO RESTRITO.

IX – Quanto às sanções, penalidades e preservação das informações sigilosas:

§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos.

§ 2º Na ocorrência de quebra de sigilo por Membros serão aplicadas as penalidades do Estatuto Estadual do Ministério Público, Lei n.º 6.536/1973 e demais legislação naquilo que couber.

§ 3º Na ocorrência de quebra de sigilo por servidores, serão aplicadas as penalidades do Estatuto e Regime Jurídico Único dos Servidores Públicos Civis do Estado do Rio Grande do Sul, Lei Complementar nº 10.098/1994 e quaisquer outras legislações que por ventura versem sobre a matéria.

§ 4º Na ocorrência da quebra de sigilo por estagiários e prestadores de serviços haverá cancelamento do contrato e responsabilização civil e penal.

§ 5º O uso de informações para proveito pessoal ou repasse para terceiros, extraídas de Base de Dados de outros órgãos interligados operacionalmente ao Ministério Público – RS, é considerado, da mesma forma, quebra de sigilo e passível das sanções elencadas nesta norma.

§ 6º Além de todas as exigências apontadas neste Provimento, os agentes públicos comprometem-se a, após o desligamento de suas funções, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosas das quais tiverem conhecimento no exercício de sua função.”

Art. 3º O art. 12 do Provimento nº 31/2004 passa a ter a seguinte redação:

“Art. 12 A Comissão Permanente de Informática reger-se-á pelas disposições do Regimento Interno constante no Anexo I deste Provimento.”

Art. 4º O Anexo Único do Provimento nº 31/2004 passa a ser denominado “Anexo I”.

Art. 5º São acrescidos ao Provimento nº 31/2004 os Anexos II, III e IV, constantes no Anexo Único deste Provimento.

Art. 6º Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 13 de setembro de 2005.

ROBERTO BANDEIRA PEREIRA,
Procurador-Geral de Justiça.

Registre-se e Publique-se.

JORGE ANTÔNIO GONÇALVES MACHADO,
Diretor Geral.

Publicado no DOE de 22-09-2005. Republicado no DOE de 23-09-2005.

VER ANEXO ÚNICO