ORDEM DE SERVIÇO Nº 04/2013 - REVOGADA PELA ORDEM DE SERVIÇO Nº 06/2015

Estabelece diretrizes e instruções a respeito da classificação e do tratamento das informações com restrição de acesso, e dá outras providências.

O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, EDUARDO DE LIMA VEIGA, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO o que dispõe a Lei nº 12.527/2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

CONSIDERANDO o Provimento n.º 33/2012, que regula o acesso a informações previsto na Lei n.º 12.527, de 18 de novembro de 2011, no âmbito do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul,

RESOLVE editar a seguinte Ordem de Serviço:

Art. 1º Esta Ordem de Serviço tem por objetivo dar diretrizes e instruções sobre a classificação e o tratamento de informações com restrição de acesso, sejam elas com grau de sigilo, segredo de justiça ou informações pessoais.

Art. 2º As informações que, por sua natureza, já possuem restrição de acesso, terão classificação prévia nos Sistemas onde são operadas, de acordo com os assuntos em que forem cadastradas.

Art. 3º Dependendo das circunstâncias, algumas informações terão restrição de acesso definida pelo classificador, com a devida justificativa.

Art. 4º No trato de informações com restrição de acesso, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I - a marcação em documentos com grau de sigilo ou que contenham informações pessoais registrados em papel deverá ser feita, em fase de produção, na capa ou na primeira página, através de carimbo contendo a indicação da restrição de acesso ou de inserção de figura com a indicação da restrição, em cor contrastante, da seguinte forma:
a) os modelos de carimbo e figuras encontram-se no Anexo I;
b) a indicação deverá ser em local visível;
c) em caso de produção de mais de uma via de documentos com restrição de acesso, deverá haver igualmente a marcação da mesma restrição de acesso do documento original;

II - a marcação ou indicação da restrição de acesso em documentos registrados em sistemas será feita em campo próprio, assim como a sua fundamentação e tempo de restrição;

III - no caso de documentos produzidos nos dois suportes, físico e eletrônico, é obrigatória a marcação da restrição de acesso em ambos;

IV - a desclassificação das informações será automática após transcorrido o prazo de classificação ou quando, por qualquer ato administrativo, a classificação tornar-se desnecessária ou obsoleta;

V - em caso de redução ou ampliação de prazo de vigência, alteração de grau ou desclassificação, o novo prazo será registrado apenas no sistema, com a devida fundamentação;

VI - os documentos em suportes não convencionais serão marcados com a classificação devida, no invólucro com o carimbo indicando a restrição de acesso.

Art. 5º A segurança relacionada com a expedição e tramitação de documentos com restrição de acesso é da responsabilidade de todos aqueles que os manusearem.

§ 1º Os documentos com restrição de acesso em suporte convencional, quando em expedição e tramitação serão acondicionados em embalagens duplas.

§ 2º A embalagem externa deverá conter apenas o nome, a função do destinatário e seu endereço, sem qualquer anotação que indique a restrição de acesso do conteúdo.

§ 3º Na embalagem interna, além das informações referidas no § 1º deste artigo, será indicada a restrição de acesso do documento, de modo a ser visto logo que removida a embalagem externa.

§ 4º As embalagens serão fechadas, lacradas e expedidas mediante registro das informações indispensáveis como remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento, no sistema onde estiver sendo operado.

§ 5º Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário será inscrita a palavra PARTICULAR no envelope (interno) contendo o documento com restrição de acesso e feito o registro no sistema como encaminhamento para PESSOA.

§ 6º A expedição de documentos com restrição de acesso poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado ou sistema de encomendas.

§ 7º Aos responsáveis pelo recebimento de documentos com restrição de acesso incumbe:

I - verificar indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida e, se for o caso, dar ciência do fato ao remetente;

II - registrar recebimento no meio de controle de tramitação utilizado;

III - não abrir a embalagem interna a não ser que seja o próprio destinatário ou devidamente autorizado por este.

Art. 6º A publicação de atos relativos a informações com restrição de acesso limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer a restrição de acesso estabelecida.

Art. 7º A reprodução de dados ou informações com restrição de acesso poderá ser do todo ou de parte de documento e terá a mesma classificação de restrição de acesso do documento original, inclusive nos casos de ativos de informação, em ambiente informatizado.

§ 1º O responsável pela produção ou reprodução de documentos com restrição de acesso deverá providenciar a eliminação de minutas ou qualquer outro recurso, que possa dar origem a cópia não autorizada do todo ou parte.

§ 2º Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento com restrição de acesso for efetuada em tipografias, impressoras corporativas, oficinas gráficas ou similares, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia da restrição de acesso durante a confecção do documento.

Art. 8º As áreas e instalações para armazenamento de documentos com restrição de acesso deverão estar de acordo com as recomendações da Política de Gestão da Informação e com as seguintes medidas de segurança:

I - nos Órgãos e Setores, os documentos com restrição de acesso em arquivo corrente e registrados em suporte convencional deverão ser armazenados em móvel ou sala chaveada;

II - os Arquivos Intermediários das Promotorias de Justiça, que contiverem informações com restrição de acesso, deverão ser mantidos chaveados e preferencialmente em área de acesso restrito;

III - no Arquivo Geral, os documentos com restrição de acesso em suporte convencional serão tratados conforme a Política de Gestão da Informação e serão armazenados, chaveados, em suas dependências, com a indicação de que é ÁREA DE ACESSO RESTRITO.

Art. 9º Esta Ordem de Serviço entrará em vigor na data de sua publicação.

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 18 de março de 2013.

EDUARDO DE LIMA VEIGA,
Procurador-Geral de Justiça.

Registre-se e publique-se.

Isabel Guarise Barrios Bidigaray,
Promotora de Justiça,
Chefe de Gabinete,
Secretária-Geral.
DEMP: 20/03/2013.