ORDEM DE SERVIÇO N. 02/2023 - PGJ

 

ORDEM DE SERVIÇO N. 02/2023-PGJ

 

Dispõe sobre a gestão de documentos do procedimento eletrônico. 

 

O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, MARCELO LEMOS DORNELLES, no uso das atribuições legais que lhe conferem o artigo 109, inciso I, da Constituição do Estado e o artigo 4.º, § 5.º, e o artigo 25, inciso LII, ambos da Lei Estadual n. 7.669, de 17 de junho de 1982, e

 

CONSIDERANDO o ato normativo próprio que regra o procedimento eletrônico no âmbito do Ministério Público do Rio Grande do Sul;

 

CONSIDERANDO o Provimento n. 71/2017 – PGJ, que disciplina a Notícia de Fato, o Inquérito Civil, o Procedimento Preparatório e o Procedimento Administrativo, incluindo a regulação do Compromisso de Ajustamento de Conduta e da Recomendação, no âmbito do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul;

 

CONSIDERANDO o Provimento n. 30/2018 – PGJ, que dispõe sobre os deslocamentos efetuados por membros e servidores do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul em virtude de serviço e sobre o ressarcimento dos gastos decorrentes, no âmbito da Procuradoria-Geral de Justiça;

 

CONSIDERANDO o Provimento n. 53/2018 – PGJ, que dispõe sobre o uso de recursos tecnológicos para realização de audiências, envio e recebimento de documentos no âmbito do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul;

 

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a gestão de documentos físicos relacionados ao procedimento eletrônico, para que ocorra de forma racional, com menor custo de material, menor custo de área de armazenamento e menor tempo gasto em gestão documental e a necessidade de redução de resíduos sólidos ao meio ambiente;

 

CONSIDERANDO a necessidade de que a gestão dos documentos relacionados ocorra de forma padronizada, conforme as orientações da Política de Gestão Documental e sejam observados os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério Público do Rio Grande do Sul,

 

RESOLVE, tendo em vista o que consta no PGEA.00958.000.093/2022, editar a seguinte Ordem de Serviço:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 1.º  Esta Ordem de Serviço fornece instruções complementares ao provimento que regra o procedimento eletrônico, no que tange à produção, recebimento, tramitação e encaminhamento de documentos que compõem o procedimento eletrônico, bem como a digitalização, seleção, acondicionamento e destinação dos documentos físicos relacionados, observado o seguinte:

 

I - os documentos que compõem o procedimento eletrônico são os nato-digitais; os digitalizados (cópia simples); e as referências a documentos que, por obrigação normativa ou legal, devam ficar sob a guarda física do Ministério Público;

 

II - os documentos físicos relacionados ao procedimento eletrônico são aqueles que necessitam ser guardados no suporte original, por serem originais em papel ou porque não é possível juntar ao procedimento, em função do suporte/formato ou volume.

CAPÍTULO II

DA PRODUÇÃO, RECEBIMENTO, TRAMITAÇÃO E ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO

 

Art. 2.º  O documento produzido pelo Ministério Público deve ser em meio digital com a utilização de assinatura digital, conforme o perfil do usuário interno, assinatura por meio de certificado ou assinatura por meio de login e senha, sem a necessidade de impressão e arquivamento em suporte papel, exceto o previsto no caput do artigo 20 desta Ordem de Serviço.

 

Art. 3.º  O documento recebido em suporte eletrônico deve ser juntado ao respectivo procedimento do Ministério Público no Sistema de Informações do Ministério Público - SIM.

 

Art. 4.º  A cópia recebida em suporte papel de documento eletrônico assinado digitalmente, poderá ser juntada ao respectivo procedimento no SIM a partir do endereço eletrônico onde for conferida a autenticidade do documento.

 

Parágrafo único.  Após a verificação da legibilidade e integridade do documento eletrônico juntado ao procedimento, a cópia recebida em papel poderá ser eliminada ou restituída ao responsável pela sua entrega.

 

Art. 5.º  A cópia recebida em suporte papel de documento produzido no Sistema de Consultas Integradas (CSI), da Secretaria de Segurança Pública do Governo do Estado do Rio Grande do Sul, tal como cópia de Boletim de Ocorrência de Delegacia de Polícia, pode ser substituída por documento eletrônico, por meio de consulta ao sistema, pelo usuário autorizado do Ministério Público, e da juntada do documento eletrônico do CSI ao procedimento do Ministério Público.

 

§ 1.º  Não havendo possibilidade, por quaisquer razões, de substituição da cópia recebida em suporte papel na forma prevista no caput, o documento físico deverá ser digitalizado e juntado ao correspondente procedimento eletrônico.

 

§ 2.º  Após a verificação da legibilidade e integridade do documento eletrônico juntado ao procedimento, a cópia recebida em papel poderá ser eliminada ou restituída ao responsável pela sua entrega.

 

Art. 6.º  Recebido arquivo eletrônico gravado em mídia ou dispositivo de armazenamento móvel (como CD, DVD, Blu-ray, pen drive), deve ele ser juntado ao respectivo procedimento eletrônico.

 

§ 1.º  Após verificação da legibilidade e integridade do arquivo eletrônico juntado ao procedimento, a mídia ou dispositivo de armazenamento móvel deverá ser restituída ao responsável pela entrega ou, na impossibilidade de restituição, ser reutilizada após a destruição dos arquivos neles contidos.

 

§ 2.º  Caso o tamanho do documento eletrônico gravado em mídia ou dispositivo de armazenamento móvel seja incompatível e não possa ser juntado ao procedimento, deve ser realizada a referência no sistema corporativo, produzida cópia de segurança em pasta da rede, com o número do procedimento e a mídia/dispositivo de armazenamento móvel deve ser identificada por meio de etiqueta com o número do procedimento, e arquivada como documento físico relacionado, em local adequado e definido para este fim específico.

 

Art. 7.º  A nota fiscal de pagamento de aquisições e serviços, cujo original é recebido pelo fiscal do contrato, deve ser encaminhada à Assessoria de Planejamento e Orçamento, após digitalização e juntada no Sistema correspondente.

 

Art. 8.º  Os documentos físicos recebidos de remetentes externos, pelas Unidades que não são competentes para atuação, devem ser registrados no SPU como Correspondência, observado o seguinte:

 

I - feito o registro de entrada, a etiqueta impressa será colada na frente do documento, preferencialmente no canto superior direito ou, se envelope ou embalagem, no centro e se procederá ao pronto encaminhamento para o destinatário, priorizando as remessas que, via de regra, exigem prazo para tomada de providências;

 

II - se a correspondência for trazida em mãos pela parte interessada, deverá ser-lhe entregue o número de registro correspondente no SPU.

 

Art. 9.º  Os documentos físicos recebidos pelas Unidades competentes, já registrados no SPU como correspondência por outra Unidade, deverão:

 

I - ser registrados como Documento Protocolado/Solicitação Administrativa no SIM, digitalizados e juntados ao procedimento eletrônico, informando-se no campo “descrição” dos andamentos de “Abertura de correspondência” ou “Finalização”, no SPU, o número do documento do SIM: “documento registrado no SIM sob o número 00000.000.000/0000”;

 

II - caso o conteúdo da correspondência seja referente a procedimento já registrado no SIM, deverá ser informado no campo “descrição” dos andamentos de “Abertura de correspondência” ou “Finalização”, no SPU, o número do procedimento do SIM no qual será juntado o documento: “documento juntado ao procedimento eletrônico do SIM número 00000.000.000/0000”.

 

Art. 10.  Os documentos físicos relacionados a procedimentos eletrônicos do SIM, que necessitarem de rastreamento entre unidades internas durante o trâmite ou forem expedidos por meio do Serviço de Protocolo, devem ser registrados no SPU, na origem, como correspondência.

 

Parágrafo único.  No procedimento eletrônico do SIM deverá ser informado o número do registro da correspondência (CR.00000.00000/0000-0) do SPU, devendo, no campo “descrição” da Correspondência, no SPU, ser informado o número do procedimento do SIM, de forma a manter associados os registros do procedimento eletrônico aos documentos físicos relacionados.

 

Art. 11.  O Procedimento Extrajudicial eletrônico encaminhado ao Conselho Superior do Ministério Público – CSMP deve:

 

I - para homologação do arquivamento: ser encaminhado somente em meio eletrônico, podendo, no entanto, o CSMP solicitar os documentos físicos relacionados, arquivados na Promotoria de Justiça;

 

II - para homologação de declinação de atribuição: ser encaminhado somente em meio eletrônico, devendo os documentos relacionados ao procedimento em que tenha ocorrido a declinação serem arquivados no Órgão de Execução, acondicionados em caixa-arquivo em separado dos demais e conforme orientações da Gestão Documental.

 

Art. 12. Quando for interposto Recurso, em meio físico, em procedimento eletrônico, deverão ser adotadas as seguintes providências:

 

I - recurso recebido pela Promotoria: o Órgão de Execução deve digitalizar o recurso, juntar ao procedimento eletrônico e encaminhá-lo ao CSMP, mantendo a via em meio físico arquivada na Promotoria de Justiça, juntamente com o conjunto dos documentos originais do Procedimento Extrajudicial;

 

II - recurso recebido pelo CSMP: a Secretaria dos Órgãos Colegiados deve digitalizar, juntar e encaminhar o procedimento eletrônico e os originais de documentos físicos para a Promotoria de Justiça competente;

 

III – recurso de Procedimento de Gestão Administrativa: a Unidade responsável pelo procedimento eletrônico deve receber o recurso, digitalizar, juntar ao respectivo procedimento e encaminhar ao Órgão superior competente para deliberação do recurso, mantendo as vias originais em meio físico arquivadas na Unidade de origem responsável pelo procedimento.

 

Art. 13.  Na hipótese de declinação de atribuição a outro Órgão interno do Ministério Público, deverão ser encaminhados ao respectivo Órgão o procedimento eletrônico e os documentos físicos a ele relacionados.

 

Art. 14.  Na hipótese de ajuizamento de ação:

 

I - realizada de forma eletrônica: os documentos físicos relacionados devem ser arquivados no Ministério Público, registrando-se no sistema o ajuizamento eletrônico;

 

II - realizada em suporte papel: os documentos físicos relacionados a procedimentos eletrônicos devem ser encaminhados ao Poder Judiciário.

 

Art. 15.  Os documentos que necessitem ser enviados a Órgãos externos, devem ser produzidos no respectivo procedimento eletrônico do SIM, assinados por meio de certificado e encaminhados preferencialmente por email ou outro meio eletrônico.

 

Parágrafo único.  Se for necessário o encaminhamento de tais documentos por meio físico, estes deverão ser impressos e enviados por correspondência convencional devidamente registrada no SPU, com indicação recíproca das numerações do procedimento eletrônico do SIM e da respectiva correspondência.

CAPÍTULO III

DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO FÍSICO RELACIONADO

 

Art. 16.  O documento recebido em suporte papel deve ser digitalizado e realizada a juntada da cópia digitalizada ao procedimento eletrônico, observado o seguinte:

 

I - antes da digitalização, observar as condições de legibilidade do documento e adequar o perfil de digitalização para garantir a qualidade;

 

II - antes da juntada da cópia digitalizada ao procedimento eletrônico, revisar a qualidade da digitalização: legibilidade, posição adequada e integridade das informações.

 

CAPÍTULO IV

DA IDENTIFICAÇÃO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTO FÍSICO RELACIONADO AO PROCEDIMENTO ELETRÔNICO

 

Art. 17.  Para os documentos físicos, arquivados na Unidade competente, deverá ser observado o seguinte:

 

I - imprimir a capa do documento protocolado ou procedimento no sistema corporativo, contendo os dados básicos de cadastro, para uso como folha de identificação, e prender ao(s) documento(s) relacionado(s). Em caso de conversão em outro, pode-se usar a mesma capa, fazendo as alterações necessárias à caneta, como classe do procedimento, classificação de acesso.

 

II - acondicionar os documentos relacionados preferencialmente em pastas suspensas.

 

Parágrafo único. Após o arquivamento do procedimento eletrônico, os documentos físicos relacionados podem ser acondicionados em caixa-arquivo, em ordem numérica sequencial, separando os destinados à eliminação daqueles destinados à guarda permanente, conforme estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos e orientações da Gestão Documental.

 

Art. 18. Os documentos físicos relacionados ao procedimento em que tenha ocorrido o ajuizamento eletrônico de ação devem ser acondicionados em caixa-arquivo em separado dos não ajuizados.

 

CAPÍTULO V

DA SELEÇÃO DE DOCUMENTO FÍSICO RELACIONADO PARA ARQUIVAMENTO OU ELIMINAÇÃO

 

Art. 19.  Após a revisão da digitalização e juntada da cópia digitalizada ao procedimento eletrônico, devem ser mantidos em suporte papel somente os originais e cópias autenticadas, pelo prazo definido na Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério Público.

 

Parágrafo único. No caso de o documento assinado tratar-se de mero encaminhamento e a informação de interesse estiver contida em cópia de documento anexo, o documento original de encaminhamento no suporte papel deve ser eliminado.

 

Art. 20.  O documento que requeira coassinatura, em que exista impossibilidade de ambas as partes assinarem digitalmente, deve ser impresso, assinado por todas as partes no suporte papel, digitalizado e juntado ao procedimento eletrônico, arquivando-se o documento original em suporte papel.

 

Parágrafo único. No caso de Termo de Ajustamento de Conduta, deverão ser emitidas três vias originais, uma para entregar ao compromissário, uma para arquivar como documento relacionado ao procedimento de origem e uma via para o procedimento de acompanhamento.

 

Art. 21.  O comprovante de notificação ou de ofício em suporte papel contendo registro manual de cumprimento/contrafé/data e assinatura de recebimento ou o comprovante de aviso de recebimento - AR enviado deverá:

 

I - ser arquivado: se não houver recurso, se não tiver ocorrido o recebimento de resposta ou se não ocorrer o comparecimento em audiência;

 

II - ser eliminado: se houver recurso, se tiver ocorrido o recebimento de resposta ou se ocorrer o comparecimento em audiência.

 

Parágrafo único.  Caso ocorra a devolução de envelope pelo serviço de Correios, após o registro no sistema da devolução e providenciada nova remessa ou outra forma de envio, o envelope onde conste registro de devolução deve ser eliminado.

 

Art. 22.  O documento recebido, ilegível ou de digitalização inviável em função do suporte/formato ou volume, deve ser arquivado juntamente com os documentos relacionados ou, se o volume ou formato não permitir acondicionamento em pasta, armazenado em local adequado e definido para este fim específico.

 

Parágrafo único.  Em ambos os casos, deve-se registrar no sistema uma descrição mínima, de maneira que seja possível o acesso às informações do documento, sem a necessidade de consulta ao mesmo.

 

Art. 23.  O objeto relacionado ao procedimento eletrônico deve ser fotografado e sua imagem juntada no Sistema correspondente com a devida descrição, devendo o respectivo objeto ser identificado com o número do procedimento a que pertence, por meio de etiqueta no próprio objeto ou embalagem, e armazenado em local adequado.

 

Art. 24.  Somente será permitido o encaminhamento ao Arquivo Geral de documentos físicos relacionados a procedimentos eletrônicos que estejam em conformidade com a presente Ordem de Serviço e de acordo com os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos.

 

Art. 25.  Revogam-se os artigos 8º, 9º, 10, 11, 16, 17, 18, 19, 20, 22, 32 e 33 além dos parágrafos únicos dos artigos 12 e 15, todos da Ordem de Serviço n.º 04, de 10 de março de 2008.

 

Art. 26.  Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

 

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 13 de abril de 2023.

 

MARCELO LEMOS DORNELLES,

Procurador-Geral de Justiça.

Registre-se e publique-se.

 

LUCIANO DE FARIA BRASIL,

Promotor de Justiça,

Chefe de Gabinete.

DEMP: 14/04/2023.