ORDEM DE SERVIÇO Nº 12/2016 - REVOGADA PELO PROVIMENTO N. 05/2023-PGJ.

CONSIDERANDO a alteração na estrutura organizacional do Ministério Público, promovida pelo Provimento nº 32/2015;

CONSIDERANDO as disposições da Lei Federal nº 8.666/1993 – Lei de Licitações e Contratos Administrativos;

CONSIDERANDO a necessidade de regular a atuação conjunta do Fiscal de Contrato e das demais áreas envolvidas na Gestão dos Contratos do Ministério Público,

RESOLVE, tendo em vista o que consta no PR.01402.00008/2016-9, editar a seguinte Ordem de Serviço:

Art. 1º Os contratos administrativos firmados pelo Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul serão acompanhados e fiscalizados na forma regulada por esta Ordem de Serviço.

Parágrafo único – Para efeito desta Ordem de Serviço, considera-se:

I – Fiscal de Contrato: servidor responsável pela fiscalização do objeto do contrato, nos termos do art. 2º desta Ordem de Serviço;

II – Gestor do Contrato: Unidade de Gestão de Contratos, responsável pelo acompanhamento e gerenciamento administrativo dos contratos, nos termos do art. 4º desta Ordem de Serviço;

III – Gestor do Negócio: Divisão/Unidade/Área responsável pela gestão do processo de trabalho ao qual a compra ou contratação se vincula.

Art. 2º São atribuições do Fiscal de Contrato:

I – conhecer os termos contratuais e acompanhar a sua execução;

II – manter os registros da ação fiscalizatória;

III – zelar pelo cumprimento das disposições contratuais e normas técnicas e administrativas, de forma que a execução do ajuste atenda plenamente às especificações, aos prazos, aos valores, às condições da proposta e aos seus demais termos;

IV – providenciar a ordem de fornecimento de bens e/ou a autorização de serviços, assim como o termo de recebimento provisório e/ou definitivo, quando o contrato assim exigir;

V – atestar a regularidade do fornecimento, da entrega, da prestação de serviço ou da execução da obra, após prévia conferência do objeto, rejeitando ou exigindo substituição/refazimento quando em desacordo com as especificações do ajuste;

VI – acionar a garantia do objeto, se for o caso;

VII – solicitar, mediante justificativa técnica, quando couber, alteração do contrato ou da ata de registro de preços;

VIII – receber, analisar e posicionar-se sobre os pleitos apresentados pela contratada;

IX – fornecer informações complementares, quando demandado, para identificação da base de cálculo de reajuste, se for o caso;

X – atuar tempestivamente na solução de problemas surgidos no decorrer da execução contratual, notificando a contratada no caso de qualquer desconformidade com as cláusulas contratuais, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação, e concedendo prazo para manifestação e/ou correção dos problemas apresentados;

XI – comunicar formalmente a Unidade gestora dos contratos acerca de eventuais ocorrências e descumprimentos durante a execução contratual, solicitando, se for o caso, a rescisão e/ou penalização;

XII – esclarecer dúvidas da contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem fora da competência da fiscalização;

XIII – verificar se não houve sub-rogação do contrato ou subcontratação fora dos limites permitidos no contrato;

XIV – autorizar a realização de serviços subcontratados, observando se existe previsão no instrumento convocatório e se a empresa subcontratada detém qualificação técnica para a execução dos serviços;

XV – praticar demais atos inerentes à atividade fiscalizatória.

XV - receber documentos fiscais, conferir o valor e a descrição dos serviços/material e encaminhar para pagamento. (Redação alterada pela Ordem de Serviço n.º 16/2016)

XV - receber documentos fiscais, conferir o valor e a descrição dos serviços/material, conferir a autenticidade do documento e encaminhar para pagamento. (Redação conferida pela Ordem de Serviço n. 07/2019)

§ 1º O Gestor do Negócio fará a indicação do Fiscal de Contrato e de seu substituto, em campo próprio, no Termo de Referência.

§ 2º O Fiscal de Contrato e seu substituto deverão atuar diretamente na área gestora do negócio e possuir aptidão para o acompanhamento e fiscalização do contrato.

§ 3º A designação do Fiscal de Contrato e de seu substituto será determinada pelo Diretor-Geral, por meio de termo de designação, a ser publicado, pela Unidade de Gestão de Contratos, no Diário Eletrônico do Ministério Público.

§ 4º A publicação do termo de que trata o parágrafo anterior supre a ciência do Fiscal de Contrato e de seu substituto sobre sua designação.

§ 5º O Fiscal de Contrato, no exercício de suas funções, poderá valer-se de informações de outros setores e/ou servidores para auxiliá-lo(s) na atividade fiscalizatória.

Art. 3º Caberá ao Gestor do Negócio:

I – gerenciar e orientar os Fiscais de Contrato vinculados a sua área de execução;

II – emitir manifestação quanto à oportunidade e à conveniência da prorrogação dos contratos continuados, demonstrando a vantajosidade da medida, inclusive quanto ao aspecto financeiro;

III – analisar pedidos de reequilíbrio econômico-financeiro do contrato;

IV – receber notas fiscais e conferir o valor e a descrição dos serviços/material;

IV - em casos excepcionais, receber notas fiscais, conferir o valor e a descrição dos serviços/material e, havendo ateste do fiscal, encaminhar para pagamento;(Redação alterada pela Ordem de Serviço n.º 16/2016)

V – promover negociação de preços com as empresas contratadas, buscando melhores condições à Instituição, quando for o caso.

Parágrafo único – O Gestor do Negócio, em função do tipo de aquisição ou contratação, poderá instituir um fiscal administrativo ou setor sob sua alçada para auxiliar no desempenho de suas funções, indicando a necessidade em campo próprio no Termo de Referência.

Art. 4º À Unidade de Gestão de Contratos, além das atribuições determinadas pelo Provimento n.º 32/2015, compete:

I – preencher, colher assinaturas e providenciar a publicação na imprensa oficial dos contratos, das atas de registro de preços e das alterações contratuais;

II – comunicar ao(s) Fiscal(is) de Contrato o início da validade/vigência das atas de registro ou dos contratos, bem como a possibilidade de autorizar o início da execução contratual;

III – controlar os prazos de vigência contratual e de validade das atas de registro de preços;

IV – comunicar a área gestora do negócio, com antecedência de 6 (seis) e 3 (três) meses, o prazo final de vigência dos contratos ou atas, para, se for o caso, respectivamente, proceder a abertura de nova licitação ou manifestar-se acerca da prorrogação;

V – providenciar pedidos de prorrogação de vigência contratual;

VI – providenciar pedidos de reajuste de preços, quando for o caso, calculando os valores a serem aplicados no contrato, com base nas disposições contratuais;

VII – conferir, incluir no FPE e liberar, dentro do prazo estipulado nos contratos ou atas, documentos fiscais para pagamento, acompanhados da documentação contratual necessária, exceto para:

a) contratos que envolvam dedicação exclusiva ou cessão de mão de obra, os quais competem à Unidade de Fiscalização Administrativa de Serviços Continuados, nos termos do Provimento n.º 32/2015;

b) serviços essenciais, como telefone, água e luz, cuja competência é da área gestora do negócio.

VIII – acionar, controlar e determinar a liberação de garantias contratuais;

IX – adotar as medidas necessárias para penalizações e rescisões, por necessidade identificada no próprio setor ou por solicitação do fiscal, instruindo os respectivos processos com justificativas, informações e documentação;

X – adotar as medidas necessárias visando a dar efetividade às sanções impostas à contratada/fornecedora, inclusive no que se refere ao Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar e Contratar com a Administração Pública - CFIL;

XI – prestar informações, no âmbito de sua competência, acerca de créditos em nome das empresas contratadas, a fim de instruir autos de penhora e bloqueio de valores determinados judicialmente;

XII – organizar a guarda, em arquivo, dos contratos, das atas e dos respectivos aditivos;

XIII – cadastrar os contratos e as atas de registro de preços nos sistemas informatizados do contratante;

XIV – prestar informações gerenciais acerca dos contratos e das atas de registro de preços, quando demandada;

XV – padronizar procedimentos e orientar as áreas demandantes e/ou fiscalizatórias acerca das melhores práticas de contratação;

XVI – praticar demais atos inerentes à atividade gerencial.(Revogado pela Ordem de Serviço n.º 16/2016)

Art. 5º Compete à Assessoria de Planejamento e Orçamento, dentre outras funções disciplinadas no Provimento nº 32/2015:

I – conferir e efetuar pagamentos, inclusive no que se refere aos tributos devidos e/ou retidos;

II – informar, quando demandada, acerca de pagamentos, retenções de tributos e empenhos;

III – providenciar depósitos judiciais, quando determinado;

IV – providenciar a liberação de garantias contratuais, calculando valores de correção monetária devidos;
V – providenciar a inscrição no Cadastro de Inadimplentes do Estado do Rio Grande do Sul – CADIN, quando necessário;

VI – relacionar-se com as Prefeituras ou órgãos estatais responsáveis por receber créditos retidos, promovendo, se necessário, a conciliação de contas;

VII – prestar informações, no âmbito de sua competência, acerca de créditos em nome das empresas contratadas, a fim de instruir autos de penhora e bloqueio de valores determinados judicialmente;

VIII – requisitar, para a correta liquidação da despesa, informações complementares ao Fiscal e à Unidade de Gestão de Contratos;

Art. 6º Esta Ordem de Serviço aplica-se integralmente aos processos de contratação que já foram transferidos para gerenciamento e controle da Unidade de Gestão de Contratos, aplicando-se aos demais apenas no que couber.

Art. 7º Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 8º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 08 de setembro de 2016.

ANA CRISTINA CUSIN PETRUCCI,
Subprocuradora-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos.

Registre-se e publique-se.