ORDEM DE SERVIÇO Nº 08/2016

Estabelece diretrizes e instruções a respeito do atendimento de solicitação de documentos pelo Arquivo Geral, da Unidade de Gestão Documental.

O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, MARCELO LEMOS DORNELLES, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO a Ordem de Serviço nº 04/2008, que regra a tramitação de documentos e demais atividades do Serviço de Protocolo Unificado do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul, bem como o Sistema de Protocolo Unificado – SPU;

CONSIDERANDO a Lei nº 12.527/2011 e o Provimento nº 33/2012, que estabelecem como regra a publicidade, a facilitação ao acesso da informação pública e, como exceção, a restrição de acesso;

CONSIDERANDO a Ordem de Serviço nº 04/2012, que disciplina o Serviço de Informações e Atendimento ao Cidadão do Ministério Público - SIAC, ao qual a Unidade de Gestão Documental é subordinada;

CONSIDERANDO que a Unidade de Gestão Documental possui sob sua custódia o Arquivo Geral do Ministério Público;

CONSIDERANDO a Ordem de Serviço nº 06/2015, que normatiza a classificação e o tratamento das informações com restrição de acesso,

RESOLVE editar a seguinte Ordem de Serviço:

Art. 1º Esta Ordem de Serviço tem por objetivo disciplinar as solicitações de consulta, cópia e empréstimo de documentos armazenados no Arquivo Geral, da Unidade de Gestão Documental.

Art. 2º Se a solicitação de documentos for para uso particular de membro ou servidor, ou seja, proveniente de usuário externo/cidadão, deverá ser feita ao Serviço de Informações e Atendimento ao Cidadão do Ministério Público – SIAC, conforme Ordem de Serviço nº 04/2012.

Art. 3º No caso de solicitação de documentos para uso em serviço, o usuário solicitante – membro, servidor ou estagiário – deve preencher o formulário disponível na Intranet, no link Serviços ou link da Gestão Documental, com os seguintes dados:
a) Identificação do solicitante: nome do Órgão/Setor, nome do usuário solicitante e telefone/ramal.
b) Especificação do documento: número, tipo (procedimento/processo/pasta funcional/outro documento), data e/ou nome de pessoa a que se refere.
c) Tempo necessário para recebimento do documento.
d) Forma de recebimento do documento, por cópia digitalizada ou documento original em suporte papel.

Art. 4º O atendimento da solicitação de documentos ao Arquivo Geral pode ocorrer no prazo de até 5 (cinco) dias úteis.

§ 1º Se o pedido tiver caráter urgente, no momento de preenchimento do formulário de solicitação deverá ser marcada a opção URGENTE, no campo “TEMPO/PRAZO PARA RECEBIMENTO DO DOCUMENTO”, e detalhado o prazo necessário, bem como sua justificativa, pois exigirá logística diferenciada de busca e transporte do documento.

§ 2º O cumprimento dos prazos estabelecidos acima estará sempre condicionado ao volume do pedido e aos serviços de transporte.

§ 3º Em não sendo possível o cumprimento do prazo de atendimento, a Unidade de Gestão Documental justificará ao solicitante a necessidade de prorrogação.

Art. 5º O usuário solicitante deve observar a Ordem de Serviço nº 04/2008, quando da devolução do documento para o Arquivo Geral, no que tange às regras de tramitação e autuação de documentos, e a Ordem de Serviço nº 06/2015, no que diz respeito à tramitação de documentos classificados com algum grau de sigilo.

Art. 6º Sempre que algum documento seja encaminhado para arquivamento sem a observação das regras contidas nas Ordens de Serviço citadas no art. 5º, a Unidade de Gestão Documental devolverá o documento para que se proceda a sua regularização.

Art. 7º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 10 de junho de 2016.

MARCELO LEMOS DORNELLES,
Procurador-Geral de Justiça.

Registre-se e publique-se.

Benhur Biancon Junior,
Promotor de Justiça,
Secretário-Geral.
DEMP: 15/06/2016.